Sebagai wujud berdirinya Alumni SMP Institut Indonesia Jogjakarta, pada awal tahun 2017 dibentuklah tim kecil untuk mengadakan rapat perdana pembentukan panitia Syawalan dan Silahturahmi. Hadir beberapa alumni yang mewakili angkatan berdiskusi menyusun strategi agar acara berjalan dengan lancar. Tahap penting yang harus dilakukan adalah membuat RAB, menentukan tempat dan waktu, menyusun acara dan rekrutmen peserta, serta publikasi.
